Le problème
Yasmine est bonne dans son métier : ses missions de conseil se passent bien, ses clients la recommandent. Le problème n'est pas là. Le problème, c'est tout ce qui entoure les missions : les propositions à rédiger, les comptes rendus à envoyer, et surtout les relances.
Une proposition envoyée, puis le silence. Il faudrait relancer au bout de quelques jours, mais Yasmine est en mission, la journée passe, et la relance est remise à demain. Puis au surlendemain. Pendant ce temps, l'affaire refroidit : le prospect est passé à autre chose, ou a signé ailleurs. Personne ne le lui dit : ça se passe en silence, et elle ne découvre la perte que bien plus tard.
Quant aux comptes rendus de réunion, ils s'écrivent le soir à l'hôtel ou le week-end, quand l'énergie n'y est plus. Résultat : des documents envoyés en retard, et cette impression de courir en permanence derrière sa propre activité.
La solution, pas à pas
1. Les propositions et comptes rendus se préparent depuis ses notes. Après un rendez-vous, Yasmine dicte ou note l'essentiel : le besoin du client, le périmètre, les prochaines étapes. Un assistant en tire une proposition ou un compte rendu structuré, dans sa trame habituelle, prêt à relire. Elle relit, ajuste, envoie, le jour même au lieu du week-end suivant.
2. Chaque prospect est relancé au bon moment. Quand une proposition reste sans réponse, un rappel courtois part automatiquement au bout de quelques jours, avec les mots que Yasmine a choisis une fois pour toutes. Si le silence continue, une seconde relance suit un peu plus tard. Aucune affaire ne s'endort par oubli : la relance ne dépend plus de sa charge de travail ni de sa mémoire.
3. Un tableau de bord montre où en est chaque affaire. Sur un seul écran : les propositions envoyées, celles en attente de réponse, celles en attente de signature, ce qui a été facturé dans le mois. Fini de fouiller dans les mails pour reconstituer l'état d'une affaire : l'information est déjà rassemblée, à jour.
Ses prospects et clients ne voient aucune différence, si ce n'est des documents qui arrivent plus vite, et un suivi qui ne les laisse jamais sans nouvelles.
À quoi ressemble son écran
Le résultat
Le résultat attendu : en principe, plus aucune affaire ne se perd faute de relance. Chaque proposition serait suivie jusqu'à la réponse, oui ou non, mais plus un silence oublié. Les propositions et comptes rendus partiraient le jour même, sans y consacrer les soirées.
Le tableau de bord donnerait autre chose, de plus discret : la tranquillité de savoir. Au lieu d'une inquiétude diffuse (« où en est cette affaire, déjà ? »), une réponse en un coup d'œil. Le temps que Yasmine passe à courir derrière son activité repartirait là où il rapporte : le conseil, face à ses clients.
Prénom fictif, situation type construite à partir des tâches que j'automatise réellement. Je n'ai pas mesuré le temps gagné sur ce scénario, donc je ne l'annoncerai pas.
Votre métier n'est pas dans la liste ? Peu importe. Décrivez-moi trois tâches qui reviennent chaque semaine, je vous dis lesquelles peuvent tourner sans vous.
Réserver mon échange gratuitEn coulisses : un tableau de suivi dans Airtable, des relances pilotées par Make.com, et votre messagerie habituelle pour les envoyer.